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第一節(jié)入住服務的內(nèi)容
一、入住服務的涵義
入住是指建設單位將已具備使用條件的物業(yè)交付給業(yè)主并辦理相關手續(xù),同時物業(yè)管理單位為業(yè)主辦理物業(yè)管理事務手續(xù)的過程。對業(yè)主而言,入住的內(nèi)容包括兩
個方面:一是物業(yè)驗收及其相關手續(xù)的辦理;二是物業(yè)管理有關業(yè)務的辦理。
入住過程涉及建設單位、物業(yè)管理單位以及業(yè)主,入住的完成意味著業(yè)主正式接收物業(yè)管理單位,物業(yè)由開發(fā)建設轉(zhuǎn)入使用,物業(yè)管理服務活動全面展開。
在房地產(chǎn)開發(fā)和物業(yè)管理實踐中,物業(yè)入住操作的模式有多種形式。第一種形式是以建設單位為主體,由物業(yè)管理單位相配合的作業(yè)模式。此模式的核心內(nèi)容是,建設單位具體負責向業(yè)主移交物業(yè)并辦理相關手續(xù),如業(yè)主先到建設單位確認相關購房手續(xù)、業(yè)主身份,驗收物業(yè),提交辦理房產(chǎn)證的資料,開具物業(yè)購買正式發(fā)票,逐項驗收其名下物業(yè)的各個部分,領取鑰匙等。在此基礎上,物業(yè)管理單位再繼續(xù)辦理物業(yè)管理相關手續(xù),如領取物業(yè)管理資料、繳納相關費用等。
第二種形式是建設單位將入住工作委托給物業(yè)管理單位,由物業(yè)管理單位代為辦理入住手續(xù)。這種情況多出現(xiàn)于物業(yè)管理早期和前期介入較深,物業(yè)建設單位樓盤較多、人力資源不足,或物業(yè)建設單位與物業(yè)管理單位系上下級單位,以及其他建設單位和物業(yè)管理單位協(xié)商認為必要的情況等等。
無論采用何種入住操作模式,物業(yè)入住運作的準備、內(nèi)容、程序等都是一致的,但建設單位和物業(yè)管理單位各自的職責不同。從房產(chǎn)移交的角度而言,入住的實質(zhì)均是建設單位向業(yè)主交付物業(yè)的行為,建設單位應承擔相關法律責任和義務,物業(yè)管理企業(yè)只是具體辦理相關手續(xù)。物業(yè)管理企業(yè)由此正式建立與業(yè)主的服務與被服務關系,應借此機會宣傳物業(yè)管理法規(guī)、政策和業(yè)主臨時公約等,讓業(yè)主充分了解物業(yè)管理提供的各項服務,為物業(yè)管理工作順利開展創(chuàng)造條件。
入住時限是指《入住通知書》規(guī)定業(yè)主辦理入住手續(xù)的時間期限,當新建物業(yè)符合交付使用條件,開發(fā)建設單位和物業(yè)管理單位應通過有效途徑或合理方法,如根據(jù)業(yè)主提供的通信方式,以電話、電報、信函、電子郵件等方式與業(yè)主聯(lián)系,或在上述聯(lián)系無效的情況下通過登報、廣播和電視公共傳媒等方式向業(yè)主傳遞或傳達物業(yè)入住信息,向業(yè)主適時發(fā)出入住通知,約定時間驗收物業(yè)和辦理相關手續(xù)。要注意在通知業(yè)主的時候,盡可能一次性告知辦理相關手續(xù)時應攜帶的有關材料。
入住的準備
二、入住的準備
入住服務是物業(yè)管理單位首次直接面對業(yè)主提供相關服務,直接關系到業(yè)主對物業(yè)管理服務的第一印象。因此,物業(yè)管理單位要從各方面做好充分細致的準備,全面有效地保障業(yè)主的入住工作。
(一)資料準備
1.《住宅質(zhì)量保證書》及《住宅使用說明書》
2.《入住通知書》
《入住通知書》是建設單位向業(yè)主發(fā)出的辦理入住手續(xù)的書面通知。一般而言,主要內(nèi)容包括:
(1)物業(yè)具體位置;
(2)物業(yè)竣工驗收合格以及物業(yè)管理企業(yè)接管驗收合格的情況介紹;
(3)準予入住的說明;
(4)入住具體時間和辦理入住手續(xù)的地點;
(5)委托他人辦理入住手續(xù)的規(guī)定;
(6)業(yè)主入住時需要準備的相關文件和資料;
(7)其他需要說明的事項。
3.《物業(yè)驗收須知》
《物業(yè)驗收須知》是建設單位告知業(yè)主在物業(yè)驗收時應掌握的基本知識和應注意事項的提示性文件。一般而言,主要內(nèi)容包括:
(1)物業(yè)建設基本情況、設施設備的使用說明;
(2)物業(yè)不同部位保修規(guī)定;
(3)物業(yè)驗收應注意事項以及其他需要提示說明的事項等。
4.《業(yè)主入住房屋驗收表》
《業(yè)主入住房屋驗收表》是記錄業(yè)主對房屋驗收情況的文本,通常以記錄表格的形式出現(xiàn)。使用《業(yè)主入住房屋驗收表》可以清晰地記錄業(yè)主用戶的驗收情況。一般而言,主要內(nèi)容包括:
(1)物業(yè)名稱、樓號;
(2)業(yè)主、驗收人、建設單位代表姓名;
(3)驗收情況簡要描述;
(4)物業(yè)分項驗收情況記錄以及水電煤氣等的起始讀數(shù);
(5)建設單位和業(yè)主的簽字確認;
(6)物業(yè)驗收存在的問題,有關維修處理的約定等;
(7)驗收時間;
(8)其他需要約定或注明的事項。
5.《業(yè)主(住戶)手冊》
《業(yè)主(住戶)手冊》是由物業(yè)管理單位編撰,向業(yè)主、物業(yè)使用人介紹物業(yè)基本情況和物業(yè)管理服務相關項目內(nèi)容的服務指南性質(zhì)的文件。一般而言,主要包括以下內(nèi)容:
(1)歡迎辭;
(2)小區(qū)概況;
(3)物業(yè)管理公司以及項目管理單位(處)情況介紹;
(4)《業(yè)主臨時公約》;
(5)小區(qū)內(nèi)相關公共管理制度;
(6)物業(yè)裝飾裝修管理指南、物業(yè)服務流程等;
(7)公共及康樂設施介紹;
(8)服務指南及服務投訴電話;
(9)其他需要說明的情況以及相關注意事項。
6.物業(yè)管理有關約定
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(責任編輯:何以笙簫默)