第二節(jié) 物業(yè)管理招標投標的策劃與實施

一、物業(yè)管理招標投標的基本要求與原則

(一)物業(yè)管理招標投標的基本要求

(1)參與招標投標的雙方應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定組織物業(yè)管理的招標投標活動，即對招標投標方的資格認定以及招標投標的具體實施程序等，都必須符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，并接受有關(guān)部門的監(jiān)督與管理。物業(yè)管理招標投標的法律依據(jù)主要有《中華人民共和國招標投標法》、《物業(yè)管理條例》、《前期物業(yè)管理招標投標管理暫行辦法》及各地方的相關(guān)法規(guī)政策規(guī)定。

(2)在物業(yè)管理招標投標過程中，無論是招標方還是投標方都應(yīng)該充分考慮市場要素。招標方應(yīng)在充分了解和掌握物業(yè)管理市場信息的基礎(chǔ)上確定招標方式和招標內(nèi)容，選擇投標企業(yè)的范圍，決定中標結(jié)果，確保招標順利實施;投標方應(yīng)在充分把握招標投標活動的信息與動態(tài)變化的前提下，對投標項目的可行性和項目外部環(huán)境和條件等方面進行綜合評估，策劃組織投標活動，確保投標的成功。

(3)投標方應(yīng)根據(jù)項目的實際情況和業(yè)主(或物業(yè)使用人)的需求，選擇最適合項目運作和業(yè)主(或物業(yè)使用人)需求的物業(yè)管理企業(yè)及服務(wù);對投標方而言，不僅要依據(jù)項目的實際情況和業(yè)主(或物業(yè)使用人)的需求制訂符合項目要求的物業(yè)管理模式和運作方案，還應(yīng)充分考慮項目運作實施過程中潛在的風(fēng)險，在投標策略方面也應(yīng)符合項目的特點與企業(yè)自身的條件組織投標活動。

(4)按照國際慣例和相關(guān)法律法規(guī)的要求，應(yīng)明確招標投標的相關(guān)程序和時間安排，確保招標投標活動順利實施。如組成評標委員會的專家必須從政府專家?guī)熘谐槿?招標人在發(fā)布招標公告或投標邀請書的10日內(nèi)必須提交與招標項目和招標活動有關(guān)的資料，向項目所在地的縣級以上地方人民政府房地產(chǎn)行政主管部門備案等。

(二)物業(yè)管理招標投標的基本原則

(1)物業(yè)管理招標由招標人依法組織實施。招標人不得以不合理條件限制或者排斥潛在投標人，不得對潛在投標人進行歧視待遇，不得對潛在投標人提出與招標物業(yè)管理項目實際要求不符的過高的資格等要求。

(2)在評標委員會的組成以及開標、答辯、記分、評標、定標等程序和方法上，應(yīng)當(dāng)嚴格遵守相關(guān)法律、法規(guī)和招標文件的要求，公正地對待每一個投標單位，禁止任何人、任何單位在招標過程中利用特權(quán)或優(yōu)勢獲得不正當(dāng)利益。

(3)招標投標活動中的條件、程序、方法、過程、結(jié)果及相關(guān)信息應(yīng)保持公開，而且是主動針對所有受眾的，應(yīng)使招標活動中的每一個環(huán)節(jié)都保持高度透明，確保招標公平、公正的實施。

(4)在物業(yè)管理招標過程中，招標投標雙方應(yīng)該嚴格按照招標投標的程序要求和相關(guān)法律規(guī)范實施招標投標活動，實事求是，守信踐諾。準確履行招標投標義務(wù)，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1)招標人不得事先預(yù)定中標單位或設(shè)定不公平條件，不得在招標過程中以言行影響評標委員會或協(xié)助某一投標單位獲得競爭優(yōu)勢;

2)招標人不得違反規(guī)定拒絕與中標人簽訂合同;

3)投標人不得與招標人或其他投標人串通投標，損害國家利益、社會公共利益或者他人合法權(quán)益;

4)投標人不得向招標人或者招標委員會成員行賄或以其他不正當(dāng)手段謀取中標。

二、物業(yè)管理招標的條件與程序

(一)物業(yè)管理招標的條件

1.主體條件

招標人為業(yè)主委員會的，須經(jīng)業(yè)主大會授權(quán)，同時應(yīng)將招標的過程和結(jié)果及時向業(yè)主公開;招標人為建設(shè)單位的，必須符合相應(yīng)的法律法規(guī) 規(guī)定的其他條件;招標項目為重點基礎(chǔ)設(shè)施或公用事業(yè)物業(yè)的，招標人必須經(jīng)相關(guān)產(chǎn)權(quán)部門的批準、授權(quán)。

有能力組織和實施招標活動的招標人，可以自行組織實施招標活動，也可以委托招標代理機構(gòu)辦理招標事宜。

(1)招標人自行組織招標。

自行組織實施招標活動的招標人應(yīng)當(dāng)成立專門的招標組織，負責(zé)招標活動的具體實施，審定招標條件、標底、評標程序和定標方法等。

自行組織物業(yè)管理招標活動的招標人應(yīng)具備以下條件：擁有與招標項目相適應(yīng)的技術(shù)、經(jīng)濟、管理人員;具有編制招標文件的能力;具有組織開標、評標及定標的能力。

(2)招標人委托招標代理機構(gòu)辦理招標。

委托招標代理機構(gòu)常見于公開招標和大范圍邀請招標。如2003年湖南省某政府物業(yè)、廣東省某政府物業(yè)等采取的是委托招標代理機構(gòu)進行招標的形式。由于招標代理機構(gòu)具有較強的專業(yè)水平、廣泛的市場信息和熟練的招標投標技巧，因此，這種招標方式能夠提高招標工作的效率和質(zhì)量，使招標機構(gòu)與投標人之間的信息充分對稱，有利于招標人選擇符合要求的物業(yè)管理企業(yè)。

招標人應(yīng)根據(jù)自己的意愿和物業(yè)自身情況選擇招標代理機構(gòu)進行招標。招標代理機構(gòu)與招標人之間僅限于委托代理的關(guān)系，因此，招標代理人應(yīng)當(dāng)在招標人委托的范圍內(nèi)辦理招標事宜，并遵守有關(guān)針對招標人的法規(guī)規(guī)定。

2.項目條件

按照《物業(yè)管理條例》和《前期物業(yè)管理招標投標管理暫行辦法》規(guī)定，住宅及同一物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)和非住宅的建設(shè)單位，應(yīng)當(dāng)通過招標投標的方式選聘具有相應(yīng)資質(zhì)的物業(yè)管理企業(yè);投標人不少于3個或者住宅規(guī)模較小的，經(jīng)物業(yè)所在地的區(qū)、縣人民政府房地產(chǎn)行政主管部門批準，可以采用協(xié)議方式選聘具有相應(yīng)資質(zhì)的物業(yè)管理企業(yè)。

國家提倡建設(shè)單位通過招標投標的方式選聘具有相應(yīng)資質(zhì)的物業(yè)管理企業(yè)。

因此，必須通過招標投標方式選聘物業(yè)管理企業(yè)的項目，僅為新開發(fā)的住宅及同一物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的非住宅;新開發(fā)的非住宅項目，以及業(yè)主入住后由業(yè)主大會選聘物業(yè)管理企業(yè)的情況下，既可采取招標投標方式，也可采取其他方式。

(二)物業(yè)管理招標的程序

1.成立招標領(lǐng)導(dǎo)小組

招標人在政府房地產(chǎn)行政主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督下，成立招標領(lǐng)導(dǎo)小組，確定招標方式、內(nèi)容、招標條件和投標企業(yè)的范圍，并對招標過程中可能出現(xiàn)的問題和不確定的風(fēng)險進行預(yù)測;制訂相應(yīng)的防范控制體系;編制招標文件;發(fā)布招標公告或投標邀請書;對投標人進行資格審查;向投標人發(fā)放招標文件和提供相關(guān)技術(shù)資料;組織投標人現(xiàn)場踏勘和答辯;制訂標底和評標方法;發(fā)布中標結(jié)果等。

2.編制招標文件

招標人應(yīng)當(dāng)根據(jù)物業(yè)管理項目的特點和需要，在招標前完成招標文件的編制。

招標文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：

(1)招標人及招標項目簡介，包括招標人名稱、地址、聯(lián)系方式、項目基本情況、物業(yè)管理用房的配套情況等;

(2)物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容及要求，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標準等;

(3)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內(nèi)容等;

(4)評標標準和評標辦法;

(5)招標活動方案，包括招標組織結(jié)構(gòu)、開標時間及地點等;

(6)物業(yè)服務(wù)合同的簽訂說明;

(7)其他事項的說明及法律法規(guī)規(guī)定的其他內(nèi)容。

招標人應(yīng)當(dāng)在發(fā)布招標公告或者發(fā)出投標邀請書的10日前，提交與物業(yè)管理有關(guān)的物業(yè)項目開發(fā)建設(shè)的政府批件、招標公告或者招標邀請書、招標文件和法律、法規(guī)規(guī)定的其他材料，報物業(yè)項目所在地的縣級房地產(chǎn)行政主管部門備案。

3.公布招標公告或發(fā)出投標邀請書

招標人采取公開招標方式的，應(yīng)通過公開每體發(fā)布招標公告，并同時在中國住宅與房地產(chǎn)信息網(wǎng)和中國物業(yè)管理協(xié)會網(wǎng)上發(fā)布招標公告。

招標公告應(yīng)當(dāng)載明招標人的名稱和地址，招標項目的基本情況以及獲取招標文件的辦法等事項。

招標人采取邀請招標方式的，應(yīng)當(dāng)向3個以上物業(yè)管理企業(yè)發(fā)出投標邀請書，投標邀請書應(yīng)當(dāng)包含以上招標公告載明的事項。

4.發(fā)放招標文件

招標文件的發(fā)放應(yīng)當(dāng)按照招標公告或投標邀請函確定的時間、地點向投標方提供，也可以通過網(wǎng)絡(luò)下載的方式進行。除不可抗力的因素外，招標人或招標代理機構(gòu)在發(fā)布招標公告和發(fā)出投標邀請函后不得終止招標。

在進行規(guī)模較大、比較復(fù)雜的物業(yè)項目招標時，通常由招標人或招標機構(gòu)在投標人獲得招標文件后，統(tǒng)一安排投標人會議，即標前會議。標前會議一般安排在投標物業(yè)現(xiàn)場，在投標人進行現(xiàn)場踏勘后召開，標前會議的目的在于解答投標人提出的各類問題。

招標人應(yīng)當(dāng)確定投標人編制投標文件所需要的合理時間。公開招標的物業(yè)管理項目，自招標文件發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于20日。招標人需要對已發(fā)出的招標文件進行必要的澄清或者修改的，應(yīng)當(dāng)在招標文件要求提交投標文件截止時間至少15日前，以書面形式通知所有的招標文件收受人。該澄清或者修改的內(nèi)容為招標文件的組成部分。

5.投標申請人的資格預(yù)審

實行投標資格預(yù)審的物業(yè)管理項目，招標人應(yīng)當(dāng)在招標公告或者投標邀請書中載明資格預(yù)審的條件和獲取資格預(yù)審文件的辦法。資格預(yù)審文件一般應(yīng)當(dāng)包括資格預(yù)審申請書格式、申請人須知，以及需要投標申請人提供的企業(yè)資質(zhì)文件、業(yè)績、技術(shù)裝備、財務(wù)狀況和擬派出的項目負責(zé)人與主要管理人員的簡歷、業(yè)績等證明材料。

經(jīng)資格預(yù)審后，公開招標的招標人應(yīng)當(dāng)向資格預(yù)審合格的投標申請人發(fā)出資格預(yù)審合格通知書，告知獲取招標文件的時間、地點和方法，并同時向不符合資格的投標申請人告知資格預(yù)審結(jié)果。在資格預(yù)審合格的投標申請人過多時，可以由投標人從中選擇不少于5家資格預(yù)審合格的投標申請人。

6.接受投標文件

投標人應(yīng)按照招標文件規(guī)定的時間和地點接受投標文件。投標人在送達投標文件時，招標人應(yīng)檢驗玩具是否密封或送達時間是否符合要求，符合者發(fā)給回執(zhí)，否則招標人有權(quán)拒絕或作為廢標處理。投標書遞交后，在投標截止時間期限前，投標人可以通過正式函件的形式調(diào)整報價及作補充說明。

招標人不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人的名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關(guān)招標投標的其他情況。

7.成立評標委員會

招標人或招標代理機構(gòu)負責(zé)組建評標委員會，評標委員會由招標人的 代表與物業(yè)管理專家組成，專家從房地產(chǎn)行政主管部門建立的物業(yè)管理評標專家?guī)熘胁扇‰S機抽取的方式確定。評標委員會的人數(shù)一般為5人以上的單數(shù)，其中招標代表以外的物業(yè)管理方面的專家人數(shù)不得少于成員數(shù)的2/3。評標委員會的成員的名單在開標前嚴格保密。與投標人有利害關(guān)系的人員不得作為評標委員會的成員。

評標委員會成員應(yīng)當(dāng)客觀、公正地履行職責(zé)，遵守職業(yè)道德，對所提出的評審意見承擔(dān)個人責(zé)任。評標委員會成員不得與任何投標人或者與招標結(jié)果有利害關(guān)系的人進行接觸，不得收受投標人、中介人、其他利害關(guān)系人的財物或者其他好處。

8.開標、評標和中標

(1)開標

開標應(yīng)當(dāng)在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行;開標地點應(yīng)當(dāng)為招標文件中預(yù)先確定的地點。開標由招標人主持，邀請所有投標人參加。開標應(yīng)當(dāng)按照以下規(guī)定進行：由投標人或者其推選代表檢查投標文件的密封情況，也可以由招標人委托公證機構(gòu)進行檢查公證。經(jīng)確認無誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內(nèi)容。在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，在開標時都應(yīng)當(dāng)由招標人當(dāng)眾予以拆封。開標過程應(yīng)當(dāng)進行記錄，并由招標人存檔備查。

(2)評標

開標過程結(jié)束后應(yīng)立即進入評標程序。評標由評標委員會負責(zé)，除現(xiàn)場答辯部分外，評標應(yīng)當(dāng)在嚴格保密的情況下進行。評標委員會負責(zé)根據(jù)招標文件規(guī)定的要求和評分方式、標準進行評標，評標采取集中會議的方式對所有的投標文件進行嚴格的審查和比較，評標一般采用綜合評議和百分制量化的評分方法。

評標委員會可以用書面形式要求投標人對投標文件中涵義不明確的內(nèi)容作必要的澄清或者說明。投標人應(yīng)當(dāng)采用書面形式進行澄清或者說明，其澄清或者說明不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容。在評標過程中召開現(xiàn)場答辯會的，應(yīng)當(dāng)事先在招標文件中說明，并注目所占評分的比重。評標委員會應(yīng)當(dāng)按照評標文件的評標要求，根據(jù)標書評分、現(xiàn)場答辯等情況進行綜合評標。評標委員會應(yīng)當(dāng)按照招標文件確定的評分標準和方法，對投標文件進行評審和比較，并對評標結(jié)果簽字確認。評標委員會經(jīng)評審，認為所有投標文件都不符合招標文件要求的，可以否決所有投標。依法必須進行招標的物業(yè)管理項目的所有投標被否決的，招標人應(yīng)當(dāng)重新招標。評標委員會完成評標后，應(yīng)當(dāng)向招標人提出書面評標報告，闡明評標委員會對各投標文件的評審和比較意見，并按照招標文件規(guī)定的評標標準和評標方法，推薦不超過3名有排序的合格的中標候選人。當(dāng)確定中標候選人放棄中標或者因不可抗力提出不能履行合同的，招標人可以依序確定其他中標候選人為中標人。

(3)中標及簽訂合同

招標人應(yīng)當(dāng)在投標有效截止時限30日前確定中標人。投標有效期應(yīng)當(dāng)在招標文件中載明。招標人應(yīng)當(dāng)向中標人發(fā)出中標通知書，同時將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人，并返還其投標書。招標人應(yīng)當(dāng)自確定中標人之日起15內(nèi)，向物業(yè)項目所在地的現(xiàn)級以上人民政府房地產(chǎn)行政主管部門備案。備案材料應(yīng)包括開標評標過程、確定中標人的方式及理由、評標委員會的評標報告、中標人的投標文件等資料。委托代理招標的，還應(yīng)當(dāng)附招標代理委托合同。

招標人和中標人應(yīng)當(dāng)自中標通知書發(fā)出起30日內(nèi)，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同;招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。招標人無正當(dāng)理由不與中標人簽訂合同，給中標人造成損失的，招標人應(yīng)當(dāng)給予賠償。

三、物業(yè)管理投標的條件、程序與策略技巧

(一)參加物業(yè)管理投標的條件

1.法律法規(guī)規(guī)定的要求

根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)的要求，參與物業(yè)管理投標應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)和承擔(dān)招標項目能力的法人企業(yè)。物業(yè)管理企業(yè)在國內(nèi)參與投標業(yè)務(wù)的，必須取得《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和政府行政主管部門頒發(fā)的《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證書》。具體可參照建設(shè)部2004年3月頒發(fā)的中華人民共和國建設(shè)部令第125號《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)管理辦法》的相關(guān)規(guī)定。

2.招標方規(guī)定的要求

在物業(yè)管理招標中，招標方在招標條件中除要求投標人具備相應(yīng)的物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)，一般還會要求投標方具有管理與投標物業(yè)類似項目的經(jīng)驗與業(yè)績，并對投標人在資金、管理和技術(shù)實力，投標人的商業(yè)信譽，派駐項目的負責(zé)人、管理團隊的條件，物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)標準，投標書的制作、技術(shù)規(guī)范和合同條款等方面作出明確具體的要求。

(二)物業(yè)管理投標程序

1.獲取招標信息

根據(jù)招標方式的特點，投標人獲取招標信息一般來自兩個渠道：一是從公共媒介上采集公開招標信息，二是來自招標方的邀請。

2.項目評估與風(fēng)險防范

在獲取招標信息后，投標應(yīng)首先組織經(jīng)營管理、專業(yè)技術(shù)和財務(wù)等方面的人員對招標物業(yè)進行項目評估，預(yù)測中標成功的可能性和存在的風(fēng)險，對投標活動進行策劃，制訂相應(yīng)的投標策略和風(fēng)險控制措施，確保投標的成功或避免企業(yè)遭受損失。

(1)項目評估

項目評估一般分為兩 個階段，即初選階段，準備和實施階段。初選階段的評估主要是在調(diào)查、研究資料的基礎(chǔ)上對項目進行分析、預(yù)測和評定，目的是確定是否參與投標;準備和實施階段的評估主要是對投標物業(yè)進行深入的調(diào)查和進行技術(shù)、經(jīng)濟論證，并在此基礎(chǔ)上確定最佳投標策略和管理方案。

項目評估主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：

1)投標物業(yè)的基本情況

投標人在分析招標物業(yè)項目的基本情況時，主要是從物業(yè)的性質(zhì)、類型入手，著重了解物業(yè)的建筑面積和投資規(guī)模、使用周期、建筑設(shè)計規(guī)劃、配套設(shè)施設(shè)備等具體情況。屬于新建物業(yè)的，就要了解物業(yè)的建設(shè)周期和進度，分析物業(yè)現(xiàn)有條件對實施物業(yè)管理服務(wù)的利弊，如在早期介入和前期物業(yè)管理的項目中，要關(guān)注現(xiàn)有規(guī)劃設(shè)計及建筑施工中是否存在不符合物業(yè)管理要求的問題，以便在方案中提出相應(yīng)的解決或建議方案;屬于已投入使用的物業(yè)的，則應(yīng)收集物業(yè)使用過程中的具體資料，如歷年大中修計劃實施情況、配套設(shè)施功能改造方案等;屬于商業(yè)類型物業(yè)的，則應(yīng)了解商業(yè)物業(yè)的使用功能和規(guī)模;對公用事業(yè)類型物業(yè)，除了解物業(yè)的基本情況外，還應(yīng)該關(guān)注現(xiàn)有規(guī)劃或已配置的設(shè)施中是否具備預(yù)防及應(yīng)對緊急事件的條件等。

物業(yè)管理企業(yè)可以通過招標文件、現(xiàn)場踏勘、標前會議等渠道獲取招標物業(yè)項目的基本資料，為項目的組織架構(gòu)設(shè)計、人員及崗位的設(shè)置、費用測算等提供準確的依據(jù)。

2)招標物業(yè)項目的定位

分析招標物業(yè)項目的定位要從投標物業(yè)項目的內(nèi)部條件和外部環(huán)境入手，了解物業(yè)的功能定位、形象定位和市場定位，調(diào)查物業(yè)所在地域的人文環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、政治及法律環(huán)境，具體包括物業(yè)所在地域的法規(guī)政策，政府管理，社會文化傳統(tǒng)與習(xí)慣，居民收入與消費水平，物業(yè)所在區(qū)域的位置、交通條件、商業(yè)狀況、人口流動狀況，同類物業(yè)的服務(wù)費用標準等。

3)業(yè)主的需求

招標物業(yè)項目的業(yè)主對物業(yè)管理服務(wù)的需求包括業(yè)主需求的內(nèi)容、物業(yè)管理消費的承受能力等。目前設(shè)計得甲較為規(guī)范的物業(yè)管理招標文件中對物業(yè)管理服務(wù)需求都有明確具體的規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)認真分析招標文件和相關(guān)內(nèi)容。對于非單一業(yè)主性質(zhì)的招標項目，物業(yè)管理企業(yè)還應(yīng)通過市場調(diào)研的方式了解招標物業(yè)業(yè)主(包括預(yù)售或現(xiàn)售性質(zhì)物業(yè)的潛在客戶)的文化層次、生活需求、對物業(yè)管理服務(wù)的期望與要求，從而為制訂管理方案中的服務(wù)重點和管理措施提供決策依據(jù)。

4)建設(shè)單位、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人(含業(yè)主)、物業(yè)使用人的基本情況

建設(shè)單位、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人(含業(yè)主)、物業(yè)使用人的基本情況包括其背景資料以及是否具有誠意合作并具備履行合同的實力。屬于新建物業(yè)的，要詳細調(diào)查了解建設(shè)單位的資金實力、技術(shù)力量和商業(yè)信譽等，并通過對建設(shè)單位以往所承建的物業(yè)質(zhì)量，以及有關(guān)物業(yè)管理公司與之合作情況的調(diào)查，分析判斷招標物業(yè)建設(shè)單位的可靠性;屬于重新選聘物業(yè)管理企業(yè)的招標項目，應(yīng)調(diào)查解聘原管理方的原因、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人是否與原建設(shè)單位或管理方存在法律糾紛;對于已投入使用一定年限的招標物業(yè)，需詳細了解物業(yè)的使用情況、產(chǎn)權(quán)人的背景資金實力和信譽，物業(yè)是否存在重大隱患;屬于要求投標參與物業(yè)合作經(jīng)營的招標項目，應(yīng)另作具體的投資可行性分析論證。

5)招標條件和招標過程

對招標方要求的條件要進行深入分析，預(yù)測中標的可能性。對在招標文件和招標過程中出現(xiàn)的異常要求和情況要進行分析判斷，調(diào)查招標策略，避免因招標方或競爭對手使用違規(guī)手段操縱招標活動，使企業(yè)蒙受不必要的損失。如有的招標文件會由于招標者的利益趨向而呈現(xiàn)出某種明顯偏向。在閱讀標書時，物業(yè)管理公司應(yīng)特別注意招標公告中的特殊要求，以便作出正確的判斷，還應(yīng)對招標方增加的合同特殊條款作出其是否符合《物業(yè)管理條例》規(guī)定的判斷，從而評估企業(yè)若承擔(dān)特殊條款可能存在的風(fēng)險。

6)競爭對手

對競爭對手的分析評估包括了解競爭對手的規(guī)模、數(shù)量和企業(yè)綜合實力;競爭對手現(xiàn)接管物業(yè)的社會影響程度;競爭對手與招標方是否存在背景聯(lián)系，在物業(yè)招標前雙方是否存在關(guān)聯(lián)交易;競爭對手對招標項目是否具有絕對優(yōu)勢;競爭對手可能采取的投標策略等。

7)企業(yè)自身條件的分析

對企業(yè)自身條件的分析內(nèi)容包括：招標項目的性質(zhì)，所在區(qū)域、規(guī)模是否符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃;項目類型是否符合企業(yè)確定的目標客戶;常規(guī)預(yù)測的盈利;項目風(fēng)險控制是否在企業(yè)可以承受的范圍內(nèi);投標企業(yè)現(xiàn)有的人、財、物等資源條件滿足項目需求的能力。

物業(yè)管理企業(yè)只有通過對項目進行合理的分析和正確的評估，并結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)自身的優(yōu)勢條件，才能確定招標項目的選擇和招標活動的具體實施。

(2)投標風(fēng)險的防范與控制

物業(yè)管理投標的主要風(fēng)險來自招標人和招標物業(yè)、投標人、競爭對手等三個方面。

1)來自于招標人和招標物業(yè)的風(fēng)險有：招標方提出顯示公平的特殊條件，招標方未告知可能會直接影響投標結(jié)果的信息，建設(shè)單位可能出現(xiàn)資金等方面的困難而造成項目無法正常進行，因物業(yè)延遲交付使用而造成早期介入期限延長，招標方與其他投標人存在關(guān)聯(lián)交易等。

2)來自于投標人的風(fēng)險主要有：未對項目實施必要的可行性分析、評估、論證，從而造成投標決策和投標策略的失誤;盲目作出服務(wù)承諾;價格測算失誤造成未中標或中標后虧損經(jīng)營;項目負責(zé)人現(xiàn)場答辯出現(xiàn)失誤;接受資格審查時出現(xiàn)不可預(yù)見或可預(yù)見但未作相應(yīng)防范補救措施的失誤;投標資料(如物業(yè)管理方案、報價等)泄露;投標人采取不正當(dāng)?shù)氖侄螀⑴c競爭，被招標方或評標委員會取消投標資格;未按要求制作投標文件或送達投標文件造成廢標等。

3)來自競爭對手的風(fēng)險主要有：采取低于成本競爭、欺詐、行賄等不正當(dāng)?shù)母偁幨侄?具備相關(guān)背景或綜合競爭的絕對優(yōu)勢;竊取他人的投標資料和商業(yè)秘密等。

對上述風(fēng)險的防范與控制的具體措施有：嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)的要求參與投標活動;對項目進行科學(xué)合理的分析、評估，周密策劃、組織、實施投標活動;完善企業(yè)自身的管理;選擇信譽良好的招標方和手續(xù)完備盈利優(yōu)勢明顯的物業(yè);充分考慮企業(yè)的承受能力，制訂可行的物業(yè)管理方案，選擇經(jīng)驗豐富的項目負責(zé)人;慎重對待合同的附加條款和招標方的特殊要求等。

3.登記并取得招標文件

物業(yè)管理企業(yè)在確定參加投標后，按招標公告和投標邀請書指定的地點和方式登記并取得招標文件。

4.準備投標文件

投標文件應(yīng)嚴格按照招標文件的要求編制投標文件，并對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)。投標文件又稱標書，一般由投標函、投標報價表、資格證明文件、物業(yè)管理方案、招標文件要求提供的其他材料等幾部分組成。常見的做法是將投標文件根據(jù)性質(zhì)分為商務(wù)文件和技術(shù)文件兩大類。

(1)商務(wù)投標文件(或稱物業(yè)基本情況)

1)公司簡介。包括投標公司的資質(zhì)條件、以往業(yè)績、人員等情況。

2)公司法人地位及法定代表證明。包括資格證明文件(營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)代碼以及行業(yè)主管部門頒發(fā)的資質(zhì)等級證書、授權(quán)書、代理協(xié)議書等)、資信證明文件(保函、已履行的合同及商戶意見書、中介機構(gòu)出具的財務(wù)狀況書等)。

3)投標報價單及招標文件要求提供的其他資料。

商務(wù)文件要求投標人按招標要求和行業(yè)標準真實反映企業(yè)的情況和詳細的報價。

(2)技術(shù)文件

技術(shù)文件又稱技術(shù)指標，主要是物業(yè)管理方案和招標方要求提供的其他技術(shù)性資料。

應(yīng)注意，有的 招標條件要求在技術(shù)文件中禁止透露可以反映企業(yè)情況的數(shù)據(jù)、文字、報價等，在準備材料時應(yīng)按招標要求準備相關(guān)資料。

5.送交投標文件

全部投標文件編制好以后，投標人應(yīng)按招標文件要求進行封裝，并按時送達招標單位。

6.接受招標方的資格審查

投標人應(yīng)按招標文件規(guī)定的要求準備相應(yīng)的資料，接受招標方的資格審查。

7.參加開標、現(xiàn)場答辯和評標

投標人在接到開標通知后，應(yīng)在規(guī)定的時間到達開標地點參加會議和現(xiàn)場答辯，并接受評標委員會的審核。

8.簽約并執(zhí)行合同

投標人在收到中標通知書后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)及時與招標人簽訂物業(yè)管理服務(wù)合同。同時，投標人還要同招標單位協(xié)商解決進駐物業(yè)區(qū)域、實施前期物業(yè)管理的有關(guān)的問題。

投標結(jié)束后，要對投標活動進行分析總結(jié)，結(jié)算投標有關(guān)費用，對招標投標資料進行整理、歸檔。

(三)投標的策略及技巧

1.投標的組織策劃

物業(yè)管理企業(yè)在獲取招標信息后應(yīng)組織相關(guān)人員組成投標小組，對投標活動進行策劃實施，其主要任務(wù)是項目分析評估、標書編制、投標策略的制訂、參與現(xiàn)場踏勘、開標、評標、現(xiàn)場答辯、簽約談判等。

(1)根據(jù)招標物業(yè)項目的情況選擇企業(yè)骨干力量組成投標小組，投標小組成員的選擇、配備，尤其是項目負責(zé)人的選擇是確保投標活動的質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)。

(2)對招標方、招標物業(yè)基本情況和競爭對手要進行深入細致的調(diào)查，正確評估，預(yù)測并降低投標的風(fēng)險。

(3)正確編制標書。編制標書要根據(jù)招標文件的要求進行，在透徹掌握招標文件內(nèi)容和進行細致深入的市場調(diào)查基礎(chǔ)上，確定管理項目的整體思路(包括物業(yè)管理工作重點、服務(wù)特色、管理目標、管理方式及實施措施等)，制訂物業(yè)管理方案。

(4)在科學(xué)分析和準確計算的前提下測算管理服務(wù)成本并制訂合理報價。

(5)靈活運用公共關(guān)系，多渠道獲取相關(guān)信息，確保報價的合理性。

(6)選擇最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢的物業(yè)作為招標方考察的對象。

(7)加強與招標方的溝通，了解招標方的需求，及時掌握投標過程中出現(xiàn)的變化情況并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

(8)周密安排招標方的資格預(yù)選和評標過程中的現(xiàn)場答辯活動。

2.項目的現(xiàn)場踏勘

在踏勘現(xiàn)場過程中，招標人還會就投標公司代表提出的問題作出口頭回答，但這種口頭回答并不具備法律效力，只有在投標者以書面形式提出問題并由招標人作出書面答復(fù)時，才能產(chǎn)生法律約束力。投標人應(yīng)對現(xiàn)場物業(yè)進行詳細的踏勘，查勘現(xiàn)場物業(yè)與投標報價是否存在外在風(fēng)險條件。具體包括以下幾方面：

(1)物業(yè)建筑及安裝施工進度(新建物業(yè))，物業(yè)當(dāng)前使用情況及陳舊老化程度(舊有物業(yè));物業(yè)配套設(shè)施設(shè)備及其分布情況;周邊道路交通及停車場情況;園林綠化及環(huán)境標識情況;內(nèi)部公共使用區(qū)域及通道分布情況;物業(yè)管理用房等。

(2)主要業(yè)主情況，包括客戶定位、主要服務(wù)要求與所需特殊服務(wù)、物業(yè)服務(wù)費的承受能力等。這些情況可由投標人自行安排人員與時間進行調(diào)查。

(3)物業(yè)所在地的氣候條件、經(jīng)濟環(huán)境、人文環(huán)境、消費需求和市場變化情況以及與物業(yè)管理相關(guān)的政策法規(guī)等。

3.投標文件的編寫

物業(yè)管理投標文件除了按規(guī)定格式要求響應(yīng)招標文件外，最主要的內(nèi)容是介紹物業(yè)管理要點和物業(yè)管理服務(wù)的內(nèi)容、服務(wù)形式和費用。

(1)投標文件編寫的基本要求。

作為評標的基本依據(jù)，投標文件必須具有統(tǒng)一的編寫基礎(chǔ)，以便于評標工作的順利進行。

1)使用國家統(tǒng)一的行業(yè)標準計量單位，避免在定標和履約中出現(xiàn)混亂。

2)使用統(tǒng)一的貨幣。國內(nèi)物業(yè)管理投標書規(guī)定使用的貨幣應(yīng)為“人民幣”，而國際投標中所使用貨幣則應(yīng)按招標文件的規(guī)定執(zhí)行。

3)使用國家統(tǒng)一頒布的行業(yè)標準與規(guī)范。如果某些業(yè)主由于特定需要要求提供特殊服務(wù)，也應(yīng)按照國家正式批準的統(tǒng)一的服務(wù)行業(yè)標準規(guī)范。若招標文件要求采用國外的服務(wù)標準與規(guī)范，應(yīng)將所使用的標準規(guī)范譯成中文，并在投標文件中說明。

4)使用準確的表述方式。投標書的文字與圖紙是投標者借以表達其意圖的語言，必須能準確表達投標公司的投標方案。投標文件要使用簡潔、明確、文法暢通、條理清楚、言簡易賅的表述方式，最大限度地減少招標單位的誤解和可能出現(xiàn)的爭議。

圖紙、表格的編寫要做到前后一致、風(fēng)格統(tǒng)一、符合招標文件的要求。最好能以索引查閱方式將圖紙表格裝訂成冊，并和投標文件中的文字保持一致。

5)確保資料的真實性。投標文件的內(nèi)容應(yīng)符合招標文件的要求提供投標文件，并保證所提供全部資料的真實性。

(2)投標文件編寫中應(yīng)注意的問題。

1)確保填寫無遺漏，無空缺。投標文件中的每一空白都需填寫，如有空鼓，則被認為放棄意見;重要數(shù)據(jù)未填寫，可能被作為廢標處理。

2)不可任意修改填寫內(nèi)容。投標人所遞交的全部文件均應(yīng)由投標方法定人代表或委托代理人簽字;若填寫中有錯誤而不得不修改，則應(yīng)由投標方負責(zé)人在修改處簽字。

3)填寫方式規(guī)范。除投標方對錯處作出必要修改外，投標文件中不允許出現(xiàn)加行、涂抹或改寫痕跡。

4)不得改變標書格式。若投標人認為原有招標文件規(guī)定的格式不能表達投標意圖，可另附補充說明，但不得任意修改原招標文件規(guī)定的格式。

5)計算數(shù)字必須準確無誤。投標公司必須對單價、合計數(shù)、分步合計、總標價及其大寫數(shù)字進行仔細核對。

6)報價合理。投標人應(yīng)對招標項目提出合理的報價。

7)包裝整潔美觀。投標文件應(yīng)保證字跡清楚，文本整潔，紙張統(tǒng)一，裝楨美觀大方。

8)做好投標文件的保密措施。

4.投標報價的策略和技巧

投標報價是技術(shù)性、技巧性較強的工作，在投標的過程中，需要不斷調(diào)整策略，使報價更接近標底。投標報價的策略主要有：

(1)對項目運作的經(jīng)營管理成本進行準確測算，確定項目運作的盈虧平衡點和利潤空間，在此基礎(chǔ)上預(yù)測標底和競爭對手的報價范圍。

(2)密切關(guān)注、正確分析競爭對手的報價。

(3)補充一些投標人有能力承擔(dān)的優(yōu)惠條件為報價的附加。

在投標過程中，投標人采取的報價技巧主要有：

1)多方案報價。在邀請招標或議標的方式中，由于招標文件不明確或項目本身有多方案存在，投標人對項目原方案提出在經(jīng)濟上、技術(shù)上更合理可行的方案，即準備兩個或兩個以上的報價，最后與招標方進行協(xié)商處理。

2)保本報價。即按成本報價，適用于規(guī)模大、遠景效益好的項目或業(yè)主大會委托業(yè)主委員會組織的招標項目。

5.現(xiàn)場答辯的技巧

(1)應(yīng)選擇經(jīng)驗豐富、性格沉穩(wěn)、對項目情況熟悉的答辯人。在開標前應(yīng)對答辯人員進行模擬演練，正確把握招標文件的要點、投標文件的重點內(nèi)容、對項目的熟悉程度等，對重點問題、難點問題、普遍性的問題一一準備答辯要點。

(2)開標前，答辯人員應(yīng)該保持良好的精神狀態(tài)。

(3)在正式開標時，一般要求在規(guī)定的時間內(nèi)完整地將標書主要內(nèi)容、特點作一概要性介紹，答辯人員應(yīng)當(dāng)圍繞招標方和評委普遍關(guān)注的問題集中闡述，重點突出，難點講透，特色鮮明，從而體現(xiàn)投標企業(yè)的信心和實力，感染并打動招標方和評委。在現(xiàn)場發(fā)揮時要果斷、明確，避免匆忙回答或含糊其辭。

6.簽約談判的技巧

(1)在簽約談判時要準確把握對方的真實意圖，準確判斷對方履行合同的誠意和能力，對進駐物業(yè)和實施常規(guī)物業(yè)管理必備的條件應(yīng)明確約定。

(2)慎重考慮物業(yè)管理目標、前期投入費用及獎罰條件等方面的任何承諾。如對管轄區(qū)域刑事案件、業(yè)主(或物業(yè)使用人)人身和財產(chǎn)安全損失等的承諾。

(3)預(yù)測承接物業(yè)后可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險，將其列入相應(yīng)的合同條款中加以規(guī)避。

(四)招標文件示例

.A省政府大樓的招標文件(部分內(nèi)容)：該項目位于G市T區(qū)，總建筑面積為84350m2，招標方式為邀請招標，由招標人委托代理機構(gòu)于2004年4月組織具體的招標活動。

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