《物業(yè)管理實(shí)務(wù)》是2013年物業(yè)管理師考試科目之一，為了幫助考生更加系統(tǒng)地復(fù)習(xí)備考，小編特整理了2013年物業(yè)管理師考試《物業(yè)管理實(shí)務(wù)》相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，希望能給您的備考帶來(lái)一定的幫助，順利通過(guò)考試!

第三節(jié) 物業(yè)管理應(yīng)用文書制作及運(yùn)用的要領(lǐng)

一、行政公文與其他文書的區(qū)別

在物業(yè)管理適用的各類文書中，行政公文的規(guī)范性最強(qiáng)。因而，行政公文也容易與其他文書區(qū)別開(kāi)來(lái)。

行政公文一般由十八個(gè)部分組成，即秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。而其他文書一般只要標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)(或人)、正文、附件說(shuō)明、成文日期和附件，甚至更少。

一般只要看到有字頭(即發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，如××物業(yè)管理公司文件)、有發(fā)文字號(hào)(如××字[2005]018號(hào))、有印章這三個(gè)部分，就可判定是行政公文。當(dāng)然，也要注意到特殊性，如會(huì)議紀(jì)要這種公文就可以沒(méi)有字頭而且不加蓋公章，發(fā)文日期在標(biāo)題下，沒(méi)有主送機(jī)關(guān)和落款等。另外，更簡(jiǎn)單的辦法是從標(biāo)題上一般就可以區(qū)分，因?yàn)樾姓牡乃形姆N都與其他文書的文種不同。

二、應(yīng)用文書標(biāo)題的制作

(一)公文式標(biāo)題的構(gòu)成要素

組成公文式標(biāo)題的構(gòu)成要素主要包括單位、區(qū)域(范圍)、時(shí)間、事由(內(nèi)容)、性質(zhì)和文種等，其中“事由”和“文種”是最基本的要素。究竟選擇哪些要素來(lái)構(gòu)成標(biāo)題，一要考慮文種的寫作習(xí)慣和約定俗成的規(guī)定性，二要考慮寫作的實(shí)際需要。

公文式標(biāo)題要通過(guò)幾個(gè)要素的組合，明確地說(shuō)明了下述文藝：第一，這篇文章是做什么用的(文種);第二，文章是誰(shuí)起草的(單位);第三，文章反映什么時(shí)間(時(shí)間)、什么區(qū)域(范圍)的什么事情(事由)。只要要素的排列組合合乎規(guī)律，就不會(huì)引起歧義。如計(jì)劃屬于事務(wù)文書，這種文書的公文式標(biāo)題全要素形式是“單位+時(shí)間+事由+文種”。例如，《××物業(yè)公司2004年度培訓(xùn)計(jì)劃》。

(二)文章式標(biāo)題的構(gòu)成模式

從構(gòu)成形式看，文章式標(biāo)題可以有單標(biāo)題和雙標(biāo)題(即主副標(biāo)題)。主標(biāo)題一旦概括到某種程度，不能概括和反映所需要傳達(dá)的涵義，就必須用副標(biāo)題來(lái)做具體說(shuō)明。

例如，某物業(yè)公司開(kāi)展全員節(jié)約活動(dòng)取得明顯效果后，集團(tuán)公司要求該公司上報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料，以便在全集團(tuán)推廣。這個(gè)經(jīng)驗(yàn)材料的標(biāo)題就可以制作為“挖潛 增效 大有可為”，副標(biāo)題可為“—某物業(yè)公司開(kāi)展全員節(jié)約活動(dòng)情況總結(jié)”。

三、應(yīng)用文書寫作的行款格式規(guī)則

行款格式是在長(zhǎng)期的書面語(yǔ)表達(dá)中約定俗成的書寫行列款式。基本內(nèi)容包括標(biāo)題、署名、分段、引文和序碼。

(一)標(biāo)題

文章大標(biāo)題書寫的基本規(guī)則是居中排列，字號(hào)應(yīng)大于正文，字體也應(yīng)與正文相區(qū)別，并且上下各空一行。如果大標(biāo)題實(shí)數(shù)較多，則應(yīng)考慮分行排列，但分行時(shí)要注意前后意義的完整，在連貫排列時(shí)仍然要求居中。副標(biāo)題應(yīng)緊靠大標(biāo)題下，中間不空行，題前要加破折號(hào)，所用字體也應(yīng)區(qū)別于主標(biāo)題。

(二)署名

署名一般放在文章的大標(biāo)題之下，居中，上下各空一行，字號(hào)應(yīng)小于大標(biāo)題，字體也應(yīng)區(qū)別于大標(biāo)題和正文。

(三)分段

每個(gè)自然段的開(kāi)頭要空兩個(gè)字的位置，第二行起頂格書寫。書信、報(bào)告等應(yīng)用文書的稱謂部分要求頂格書寫，后面加冒號(hào)，第二行空兩個(gè)字。行政公文的主送機(jī)關(guān)(即受文單位)也要求頂格書寫，如果一行寫不下，回行時(shí)仍然頂格書寫，后面加冒號(hào)。

(四)引文

較短的引文可夾在正文中;如果是較長(zhǎng)的引文，則需換行自成一段;排列上要比正文退兩格，首行和末行最好空一行，并在字體、字號(hào)上與正文有所區(qū)別。

(五)序碼

序碼的一般順序應(yīng)該由漢字到阿拉伯?dāng)?shù)字，由無(wú)圈到有圈，其中阿拉伯?dāng)?shù)字(例如“1”)旁邊為齊底線的圓點(diǎn)，不能是頓號(hào)(即應(yīng)為“1.”，不能寫成“1、”)。

一、……

(一)……

1.……

(1)……

四、應(yīng)用文書的寫作要領(lǐng)

(一)行政公文的寫作要領(lǐng)

1.決定的寫法

決定的正文一般由緣由、意義和事項(xiàng)組成。緣由可以簡(jiǎn)潔明了、寥寥數(shù)語(yǔ)高度概括，涉及重大問(wèn)題和重大行動(dòng)安排或?qū)ｉT事項(xiàng)作出決定時(shí)，其緣由則要具體、充分。決定的事項(xiàng)可采用一段到底、分條列項(xiàng)、小標(biāo)題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式，都要做到觀點(diǎn)鮮明，依據(jù)充分，事實(shí)準(zhǔn)確，切合實(shí)際。

2.通知的寫法

通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據(jù)，然后通過(guò)承啟用語(yǔ)，轉(zhuǎn)入通知事項(xiàng)。如一般性通知，只要寫清什么事，有何要求即可;任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務(wù)等。比較復(fù)雜的通知，如指示性通知等，即可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應(yīng)注意的問(wèn)題，也可采用分條列項(xiàng)式寫法，分出層次，但要注意各條、項(xiàng)之間的邏輯順序。

3.通報(bào)的寫法

通報(bào)的正文主體由三部分構(gòu)成。一是事實(shí)與評(píng)析。這部分是通報(bào)全文的重點(diǎn)和核心，寫法可虛實(shí)結(jié)合，先實(shí)后虛。即先適當(dāng)?shù)卦攲懯聦?shí)(先進(jìn)事跡、錯(cuò)誤事實(shí)、重要精神或情況)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主要情節(jié)、結(jié)果及影響等，從中提煉出經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。二是決定，也稱結(jié)論。表?yè)P(yáng)的要明確給予肯定，寫明授予什么榮譽(yù)，給予什么獎(jiǎng)勵(lì);批評(píng)的要寫明對(duì)責(zé)任者的懲戒的意見(jiàn)。三是結(jié)語(yǔ)，即提出要求或希望，號(hào)召大家學(xué)習(xí)先進(jìn)或是告戒人們防止發(fā)生類似錯(cuò)誤，或是要求大家重視某一情況、倡導(dǎo)某一精神。

4.報(bào)告的寫法

報(bào)告首先概括說(shuō)明全文主旨，可開(kāi)始即簡(jiǎn)明扼要地將一定時(shí)間內(nèi)工作的有關(guān)情況介紹清楚，如依據(jù)、目的、總的行動(dòng)及整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等。然后以“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：”之類的通用語(yǔ)，轉(zhuǎn)入正文。主體(即報(bào)告事項(xiàng)部分)是報(bào)告的核心，是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長(zhǎng)，可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。

在常規(guī)物業(yè)管理中，報(bào)告也是使用較多的文種之一，常見(jiàn)的錯(cuò)誤有三個(gè)：其一是當(dāng)作前行文使用。如某物業(yè)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制作了一份《關(guān)于在A花園組織象棋比賽的報(bào)告》交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就是運(yùn)用錯(cuò)誤，應(yīng)使用請(qǐng)示文種。其二是當(dāng)作外行文使用。如給業(yè)主委員會(huì)等外圍組織反映情況時(shí)使用報(bào)告，就是運(yùn)用錯(cuò)誤。其三是與請(qǐng)示文種混用。如《關(guān)于更換對(duì)講機(jī)的請(qǐng)示報(bào)告》，就是把請(qǐng)示文種與報(bào)告文種混用了。

5.請(qǐng)示的寫法

首先寫明請(qǐng)示的起因，即“為什么請(qǐng)示”;一般可運(yùn)用敘事、說(shuō)理相結(jié)合的表達(dá)方式，簡(jiǎn)要說(shuō)明為什么要請(qǐng)示及請(qǐng)示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請(qǐng)示事項(xiàng)，即“請(qǐng)示什么問(wèn)題”。內(nèi)容較簡(jiǎn)單的可全問(wèn)一氣呵成，一貫到底;內(nèi)容復(fù)雜的則應(yīng)分段表述。

如果是請(qǐng)示對(duì)某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠?xiàng)問(wèn)題的批準(zhǔn)，則應(yīng)提出自身的意見(jiàn)或處理辦法;如果有兩種以上的方案或意見(jiàn)，則應(yīng)表明自身的傾向性意見(jiàn)，以便上級(jí)單位作出正確的判斷和決策，從而得到及時(shí)準(zhǔn)確的回答。

在常規(guī)物業(yè)管理中，使用請(qǐng)示應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)必須堅(jiān)持一事一請(qǐng)示;

(2)請(qǐng)示在未獲批準(zhǔn)前，不得對(duì)下屬單位發(fā)送;

(3)如需向兩個(gè)上級(jí)單位同時(shí)請(qǐng)示，只能采取一個(gè)主送和一個(gè)抄送的辦法(請(qǐng)示公文的主送單位只能是一個(gè))，不可多頭報(bào)送以免造成誤會(huì)貽誤工作;

(4)嚴(yán)禁越級(jí)請(qǐng)示;

(5)請(qǐng)示語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要，還要注意行文語(yǔ)氣，選用語(yǔ)句要謙敬，分寸得當(dāng)。

6.批復(fù)的寫法

批復(fù)只答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，對(duì)請(qǐng)示的問(wèn)題只作原則性、結(jié)論性的指示和決定。

在常規(guī)物業(yè)管理中，使用批復(fù)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)批復(fù)是對(duì)請(qǐng)示的回復(fù)，所以在批復(fù)的開(kāi)頭一定要完全引述來(lái)文字號(hào)和標(biāo)題，不可只引文號(hào)，或只引標(biāo)題;

(2)批復(fù)要有針對(duì)性，要態(tài)度明朗，觀點(diǎn)明確，措辭要莊重、周密、準(zhǔn)確。同時(shí)要注意，只能在職權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)、答復(fù)問(wèn)題，否則即是無(wú)效批復(fù);

(3)必須有正式的書面請(qǐng)示才能批復(fù)，口頭或電話請(qǐng)示不能作為批復(fù)的依據(jù);

(4)批復(fù)一般只給來(lái)文請(qǐng)示的單位，如有普遍意義，也可以同時(shí)抄送所屬各單位。

此外，對(duì)于下級(jí)送來(lái)報(bào)告，若認(rèn)為有必要，也可以批復(fù)。

7.意見(jiàn)的寫法

首先是交代出意見(jiàn)的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見(jiàn)”。其次是對(duì)有關(guān)問(wèn)題或某項(xiàng)工作提出本單位的見(jiàn)解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結(jié)尾習(xí)慣用語(yǔ)一般為“以上意見(jiàn)，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行”、“以上意見(jiàn)，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結(jié)束語(yǔ)。

在常規(guī)物業(yè)管理中，使用意見(jiàn)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)意見(jiàn)的使用比較廣泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作溝通。因此，在正式公文中，撰寫意見(jiàn)，要有針對(duì)性、可行性，文字表述要明確具體。

(2)意見(jiàn)在正式公文中，主要用于平行單位和對(duì)下級(jí)單位，對(duì)上級(jí)單位應(yīng)慎重使用。對(duì)上級(jí)單位行文，多用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等文種。

8.函的寫法

首先述致函起因，即發(fā)函的原因、背景和依據(jù)。其次說(shuō)明致函事項(xiàng)，明確地將問(wèn)題、要求或答復(fù)意見(jiàn)告知對(duì)方。

在常規(guī)物業(yè)管理中，使用函時(shí)，要注意態(tài)度的坦誠(chéng)、熱忱，語(yǔ)氣的平和、謙虛，在措辭上嚴(yán)謹(jǐn)?shù)皿w。

9.會(huì)議紀(jì)要的寫法

首先簡(jiǎn)單介紹會(huì)議概括，包括會(huì)議的起止時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加與列席人員、議題、會(huì)議進(jìn)展情況、主要成果，這些是會(huì)議紀(jì)要開(kāi)頭不可缺少的“七要素”。有些會(huì)議紀(jì)要，還有交代召開(kāi)會(huì)議的依據(jù)，會(huì)議的指導(dǎo)思想、目的、要求、會(huì)議程序以及對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)等有關(guān)內(nèi)容。重要的與會(huì)者和發(fā)言，也要在開(kāi)頭部分予以突出介紹。這一部分是會(huì)議自然情況的概述，要寫得概括扼要，文字簡(jiǎn)短。

會(huì)議紀(jì)要的主體部分要根據(jù)會(huì)議的原始材料，經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析整理、提煉加工，相對(duì)具體地把會(huì)議的主要議題、討論意見(jiàn)、基本結(jié)論、任務(wù)、要求等會(huì)議的主要情況、精神、成果表述出來(lái)。主體部分一般有兩種常用的表述方法：

(1)概述法。把會(huì)議的發(fā)言、討論情況綜合到一起，圍繞會(huì)議的中心，分自然段概括地表述出來(lái)，這種寫法多用于小型會(huì)議或討論的問(wèn)題比較集中、意見(jiàn)比較一致的會(huì)議。

(2)歸納法。會(huì)議的規(guī)模較大，討論的問(wèn)題較多，涉及面較廣，需要將會(huì)議的原始材料加以分類整理，對(duì)許多意見(jiàn)或內(nèi)容進(jìn)行歸納敘述。

視會(huì)議紀(jì)要的實(shí)際，結(jié)語(yǔ)有兩種情況：一種是設(shè)結(jié)語(yǔ)，以簡(jiǎn)短明確、有鼓動(dòng)性和號(hào)召力的語(yǔ)言收尾，表示決心、強(qiáng)調(diào)意義、闡明希望、發(fā)出號(hào)召等。另一種是不設(shè)結(jié)語(yǔ)，正文寫完，全文寫完，全文也就自然結(jié)束。

在常規(guī)物業(yè)管理中，使用會(huì)議紀(jì)要時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：

(1)要突出會(huì)議主題，不要面面俱到。

(2)工作會(huì)議紀(jì)要一般以通知形式貫徹，可在通知中簡(jiǎn)要提出貫徹落實(shí)會(huì)議紀(jì)要精神的有關(guān)要求。

(3)會(huì)議紀(jì)要的文稿形成后，一般由參加會(huì)議人員簽名確認(rèn)。

(4)會(huì)議紀(jì)要制作完成后，一般都要送簽名人員一份。

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