為了幫助考生系統(tǒng)的復(fù)習(xí)2012年物業(yè)管理師考試課程，全面的了解物業(yè)管理師考試教材的相關(guān)重點(diǎn)，小編特編輯匯總了2012年物業(yè)管理師考試輔導(dǎo)資料，希望對(duì)您參加本次考試有所幫助！

四、物業(yè)管理檔案存放

為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)存放。首先，檔案應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案室的大小應(yīng)由未來(lái)檔案的可能數(shù)量和一定的余量來(lái)確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業(yè)管理公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟(jì)條件進(jìn)行選擇，一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來(lái)存放案卷，管理面積較大的物業(yè)公司應(yīng)考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

確定了案卷存放的工具和分類(lèi)方法之后，就可以根據(jù)分類(lèi)方法對(duì)存放工具進(jìn)行編目，即明確哪個(gè)文件架或文件柜將存放哪一類(lèi)檔案并作出明顯的標(biāo)記，以便于存放和檢索取用。

(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類(lèi)檔案比較重要，一般須長(zhǎng)期存放。而且這類(lèi)檔案隨時(shí)間推移而增減的情況不多，這類(lèi)檔案應(yīng)專(zhuān)架或?qū)９翊娣拧?/p>

(2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶(hù)資料檔案，這類(lèi)檔案存放期長(zhǎng)，檢索頻度較高，隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生有限增加，因此這類(lèi)檔案架或柜應(yīng)留有余量。

(3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類(lèi)繁多、情況復(fù)雜隨時(shí)間推移會(huì)不斷增加。一般存放期不長(zhǎng)，會(huì)有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷(xiāo)毀。

檔案案卷在進(jìn)行上架排列時(shí)，物業(yè)管理檔案一般應(yīng)按檔案案卷所反映的事件專(zhuān)題、重要程度和時(shí)間序列的順序進(jìn)行排列，同時(shí)要對(duì)每一案卷進(jìn)行編號(hào)以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。

物業(yè)管理檔案的收集與整理

物業(yè)管理檔案的收集整理一般是按照物業(yè)管理的流程分類(lèi)進(jìn)行的，通常包括物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案、物業(yè)人住期檔案和物業(yè)日常管理期檔案等的收集整理。

一、物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理

(一)物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件，一般稱(chēng)為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。這類(lèi)檔案收集的特點(diǎn)是：

1．收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗(yàn)階段，并與承接查驗(yàn)同步進(jìn)行；

2．檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對(duì)物業(yè)管理公司的技術(shù)力量是一個(gè)重要的考驗(yàn)，收集處理不全或遺漏，會(huì)對(duì)今后的物業(yè)管理工作造成長(zhǎng)遠(yuǎn)的影響。例如，建筑的驗(yàn)收涉及土建設(shè)計(jì)、施工等方面，中央空調(diào)、電梯等附屬設(shè)施設(shè)備涉及機(jī)械制造、制冷、電機(jī)、微電子和電腦等各個(gè)技術(shù)領(lǐng)域，對(duì)相關(guān)技術(shù)人才和管理人才的要求較高。

(二)物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍

物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案，檔案收集的索取對(duì)象較單一，主要是建設(shè)單位。承接查驗(yàn)期所需收集資料檔案的主要內(nèi)容可參見(jiàn)表12-1。

資料檔案收集開(kāi)始后，物業(yè)管理公司應(yīng)設(shè)立資料檔案收集整理工作小組，同步進(jìn)行檔案的文書(shū)立卷和歸檔整理工作。

二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理

(一)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

物業(yè)人住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)，即未來(lái)的主要服務(wù)對(duì)象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。其主要特點(diǎn)是：

1．本階段的檔案資料收集來(lái)源于物業(yè)管理的服務(wù)對(duì)象--業(yè)主(或物業(yè)使用人)；2012年物業(yè)管理師報(bào)名時(shí)間

2．本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。因涉及業(yè)主(或物業(yè)使用人)的個(gè)人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個(gè)人資料的管理等情況應(yīng)向業(yè)主明確說(shuō)明并加強(qiáng)管理，避免出現(xiàn)因業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料泄漏導(dǎo)致的不必要的法律糾紛。

(二)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

物業(yè)人住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關(guān)，須同步進(jìn)行。在組織接待業(yè)主(或物業(yè)使用人)人住期間，應(yīng)同時(shí)組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作：

1．設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專(zhuān)責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理；

2．專(zhuān)責(zé)工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料檔案分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程序。

權(quán)屬資料一般包括房屋產(chǎn)權(quán)證、購(gòu)房合同復(fù)印件等。

個(gè)人資料一般包括身份證和戶(hù)口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。

上述資料均應(yīng)核對(duì)原件，并以核對(duì)原件后的復(fù)印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。

三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理

(一)收集范圍

日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。

1．物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。

2．物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案。

3．物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄等。

(二)收集時(shí)間

日常物業(yè)管理期檔案的有關(guān)文件一旦實(shí)施完畢，應(yīng)及時(shí)收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來(lái)決定，除--些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時(shí)間可延長(zhǎng)外，一般不應(yīng)超過(guò)1年時(shí)間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門(mén)或個(gè)人保存，必須向檔案部門(mén)移交。

物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關(guān)部門(mén)收集管理。

(三)檔案資料收集后的整理工作

在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)于需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個(gè)條款下積累起來(lái)的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當(dāng)一年工作終了，必須在乎時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務(wù)部門(mén)在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

已立卷的案卷，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價(jià)值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。

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