為了幫助考生系統(tǒng)的復習2012年物業(yè)管理師考試課程，全面的了解物業(yè)管理師考試教材的相關(guān)重點，小編特編輯匯總了2012年物業(yè)管理師考試輔導資料，希望對您參加本次考試有所幫助！

四、物業(yè)管理檔案存放

為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進行分類存放。首先，檔案應當有專門的檔案室，檔案室的大小應由未來檔案的可能數(shù)量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業(yè)管理公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟條件進行選擇，一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理面積較大的物業(yè)公司應考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據(jù)分類方法對存放工具進行編目，即明確哪個文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標記，以便于存放和檢索取用。

(1)物業(yè)承接查驗期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而且這類檔案隨時間推移而增減的情況不多，這類檔案應專架或?qū)９翊娣拧?/p>

(2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時間推移會發(fā)生有限增加，因此這類檔案架或柜應留有余量。

(3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復雜隨時間推移會不斷增加。一般存放期不長，會有相當多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

檔案案卷在進行上架排列時，物業(yè)管理檔案一般應按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時間序列的順序進行排列，同時要對每一案卷進行編號以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。

物業(yè)管理檔案的收集與整理

物業(yè)管理檔案的收集整理一般是按照物業(yè)管理的流程分類進行的，通常包括物業(yè)承接查驗期檔案、物業(yè)人住期檔案和物業(yè)日常管理期檔案等的收集整理。

一、物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理

(一)物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的特點

物業(yè)承接查驗期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗物業(yè)及其附屬設施設備的權(quán)屬、技術(shù)和驗收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。這類檔案收集的特點是：

1．收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗階段，并與承接查驗同步進行；

2．檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對物業(yè)管理公司的技術(shù)力量是一個重要的考驗，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業(yè)管理工作造成長遠的影響。例如，建筑的驗收涉及土建設計、施工等方面，中央空調(diào)、電梯等附屬設施設備涉及機械制造、制冷、電機、微電子和電腦等各個技術(shù)領(lǐng)域，對相關(guān)技術(shù)人才和管理人才的要求較高。

(二)物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的范圍

物業(yè)承接查驗期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設單位。承接查驗期所需收集資料檔案的主要內(nèi)容可參見表12-1。

資料檔案收集開始后，物業(yè)管理公司應設立資料檔案收集整理工作小組，同步進行檔案的文書立卷和歸檔整理工作。

二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理

(一)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點

物業(yè)人住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點集中在物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)，即未來的主要服務對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。其主要特點是：

1．本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務對象--業(yè)主(或物業(yè)使用人)；2012年物業(yè)管理師報名時間

2．本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個人資料等。因涉及業(yè)主(或物業(yè)使用人)的個人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個人資料的管理等情況應向業(yè)主明確說明并加強管理，避免出現(xiàn)因業(yè)主(或物業(yè)使用人)個人資料泄漏導致的不必要的法律糾紛。

(二)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

物業(yè)人住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關(guān)，須同步進行。在組織接待業(yè)主(或物業(yè)使用人)人住期間，應同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作：

1．設立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責進行檔案資料的收集和整理；

2．專責工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個人資料檔案分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程序。

權(quán)屬資料一般包括房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復印件等。

個人資料一般包括身份證和戶口本復印件、聯(lián)系方式等。

上述資料均應核對原件，并以核對原件后的復印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應及時整理并歸檔。

三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理

(一)收集范圍

日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。

1．物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。

2．物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案。

3．物業(yè)服務記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設施清潔服務記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務記錄、小區(qū)增值服務記錄、會所服務記錄、社區(qū)活動記錄和服務與投訴管理記錄等。

(二)收集時間

日常物業(yè)管理期檔案的有關(guān)文件一旦實施完畢，應及時收集。一般可由相關(guān)業(yè)務部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來決定，除--些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關(guān)部門收集管理。

(三)檔案資料收集后的整理工作

在日常業(yè)務處理工作中，由行政部門或業(yè)務部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當一年工作終了，必須在乎時歸檔的基礎(chǔ)上，進一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

已立卷的案卷，應對卷內(nèi)文件進行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內(nèi)文件進行必要的調(diào)整。

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