第二節(jié)　商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)

一、商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的概述

(一)系統(tǒng)和系統(tǒng)思想與系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

1.系統(tǒng)

一般的定義是：系統(tǒng)是由若干個(gè)具有獨(dú)立功能的單元組成的，這些單元之間相互聯(lián)系、相互制約，共同完成系統(tǒng)的總目標(biāo)。

2.系統(tǒng)思想

所謂系統(tǒng)思想，就是從系統(tǒng)的整體出發(fā)去研究系統(tǒng)中各單元及單元之間關(guān)系的思想，是研究系統(tǒng)、開(kāi)發(fā)建設(shè)系統(tǒng)的基本指導(dǎo)思想。

3.系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

(1)功能性

每個(gè)系統(tǒng)都是要完成一種特定的功能，因?yàn)橄到y(tǒng)是由各個(gè)子單元組成，因此，這一功能又是由子系統(tǒng)分解完成，最終由系統(tǒng)共同完成。

(2)整體性

系統(tǒng)是一個(gè)有機(jī)的整體，各個(gè)單元的功能通過(guò)互相協(xié)調(diào)，使系統(tǒng)整體功能最優(yōu)化。另外，系統(tǒng)的整體性也體現(xiàn)在，任何一個(gè)系統(tǒng)都具有一定的系統(tǒng)邊界，只有在系統(tǒng)邊界范圍內(nèi)才能討論系統(tǒng)功能。

(3)層次性

每個(gè)系統(tǒng)都是由若干個(gè)獨(dú)立單元組成的，這些獨(dú)立單元被稱(chēng)為子系統(tǒng)，各個(gè)子系統(tǒng)又可以被劃分為若干個(gè)下屬子系統(tǒng)，如此不斷地由上至下逐層分解系統(tǒng)，使每個(gè)子系統(tǒng)的分目標(biāo)服從于系統(tǒng)整體目標(biāo)。子系統(tǒng)之間的聯(lián)系稱(chēng)作“接口”。

(4)相對(duì)穩(wěn)定性

系統(tǒng)一旦形成，那么它就會(huì)保持穩(wěn)定的狀態(tài)，按照一定的生命周期在運(yùn)動(dòng)，但是這種穩(wěn)定性是發(fā)展運(yùn)動(dòng)中的穩(wěn)定性，是相對(duì)的。

(二)管理信息系統(tǒng)的概念

1.管理信息系統(tǒng)的定義

管理信息系統(tǒng)(management information system，MIS)，是一個(gè)由人和計(jì)算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息收集、傳遞、存儲(chǔ)、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的核心是由計(jì)算機(jī)的軟件開(kāi)發(fā)者與應(yīng)用該系統(tǒng)的用戶(hù)共同開(kāi)發(fā)的管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)通過(guò)信息管理，對(duì)企業(yè)運(yùn)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，并為企業(yè)管理提供依據(jù);利用信息管理，控制企業(yè)行為，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo);利用歷史數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái)，從全局出發(fā)輔助企業(yè)決策。

2.管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

(三)商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的概念和基本特征

1.定義

商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)是指商品流通企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中采用計(jì)算機(jī)、收款機(jī)、條形碼、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段對(duì)商業(yè)信息進(jìn)行收集、傳遞、存儲(chǔ)、加工維護(hù)和使用的系統(tǒng)。它的核心是具有商業(yè)信息管理功能的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

2.基本特征

從定義中，我們可以發(fā)現(xiàn)商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)具有以下特征：

(1)人機(jī)系統(tǒng)

說(shuō)到底，計(jì)算機(jī)只是工具，需要人的參與和控制。在商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，商品流通企業(yè)的員工是此系統(tǒng)的主導(dǎo)者，只有做到人機(jī)協(xié)調(diào)才能發(fā)揮此系統(tǒng)的效能。

(2)綜合系統(tǒng)

商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)具有多學(xué)科的特點(diǎn)，不僅涉及計(jì)算機(jī)領(lǐng)域，還包括系統(tǒng)科學(xué)、信息科學(xué)等多種學(xué)科。

(3)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)

商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)從開(kāi)發(fā)到應(yīng)用，不是一勞永逸的，而是始終處于動(dòng)態(tài)之中，必須不斷的根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化，動(dòng)態(tài)的進(jìn)行調(diào)整。

(四)基本組成與結(jié)構(gòu)

1.商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的基本組成

(1)人

包括顧客、員工、系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員、各個(gè)層次的管理者和決策者等等。

應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的是，該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用主體都是商品流通企業(yè)，而具體的使用者是員工。因此，員工的素質(zhì)是系統(tǒng)能否發(fā)揮正常功能的決定因素。

(2)硬件系統(tǒng)

包括計(jì)算機(jī)、收款機(jī)、條形碼讀取設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、辦公自動(dòng)化設(shè)備等硬件設(shè)備。主要是進(jìn)行信息的輸入、存儲(chǔ)、計(jì)算加工、通訊傳輸、輸出。

(3)軟件系統(tǒng)

管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)是核心。

2.商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的主體是企業(yè)員工，系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件系統(tǒng)是專(zhuān)為管理商業(yè)信息而開(kāi)發(fā)的應(yīng)用程序。

(五)信息管理結(jié)構(gòu)

我們可以看到該圖利用兩維結(jié)構(gòu)：縱向結(jié)構(gòu)(管理層次所對(duì)應(yīng)的信息層次)和橫向結(jié)構(gòu)(職能分化)將信息管理分為3層：基層管理、中層管理和高層管理。

其中，基層管理負(fù)責(zé)管理操作層產(chǎn)生的信息，具有執(zhí)行、控制職能

中層管理負(fù)責(zé)管理管理層產(chǎn)生的信息，具有計(jì)劃、控制、管理職能。

高層管理負(fù)責(zé)管理決策層信息，負(fù)責(zé)制定企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。

二、商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的功能

(一)數(shù)據(jù)處理功能

1.數(shù)據(jù)收集

2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

3.數(shù)據(jù)輸入

4.數(shù)據(jù)處理

5.數(shù)據(jù)輸出

(二)管理功能

輔助管理人員做好管理工作的功能。主要包括：

1.統(tǒng)計(jì)功能

生成各種報(bào)表，比如年銷(xiāo)售額、年增長(zhǎng)率等等。

2.計(jì)劃功能

通過(guò)設(shè)定一定的約束條件，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)已有信息給企業(yè)提供工作計(jì)劃，比如銷(xiāo)售計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、物流計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。這些計(jì)劃產(chǎn)生后，計(jì)劃執(zhí)行人員要先確認(rèn)計(jì)劃的合理性，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中遵守三點(diǎn)工作原則：一是嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃;二是計(jì)劃修改要慎重;三是修改計(jì)劃信息要回饋于系統(tǒng)。

3.控制功能

根據(jù)計(jì)劃、數(shù)據(jù)，對(duì)具體執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和校正等，比較執(zhí)行與計(jì)劃的差異，分析差異及產(chǎn)生差異的原因，幫助管理人員及時(shí)加以控制，并將控制信息回饋于系統(tǒng)。

4.預(yù)測(cè)功能

根據(jù)已知數(shù)據(jù)和條件，應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)學(xué)方法，進(jìn)行預(yù)測(cè)。

(三)輔助決策功能

輔助決策功能也屬于管理功能的范圍，但是由于在商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，輔助決策功能主要是由“輔助決策子系統(tǒng)”完成的，所以功能相對(duì)比較獨(dú)立。

三、子系統(tǒng)

(一)銷(xiāo)售點(diǎn)實(shí)時(shí)管理系統(tǒng)

POS，Point of Sales，POS系統(tǒng)即銷(xiāo)售時(shí)點(diǎn)信息系統(tǒng)，是指通過(guò)自動(dòng)讀取設(shè)備(如收銀機(jī))在銷(xiāo)售商品時(shí)直接讀取商品銷(xiāo)售信息(如商品名、單價(jià)、銷(xiāo)售數(shù)量、銷(xiāo)售時(shí)間、銷(xiāo)售店鋪、購(gòu)買(mǎi)顧客等)，并通過(guò)通訊網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳送至有關(guān)部門(mén)進(jìn)行分析加工以提高經(jīng)營(yíng)效率的系統(tǒng)。POS系統(tǒng)最早應(yīng)用于零售業(yè)，以后逐漸擴(kuò)展至其他如金融、旅館等服務(wù)行業(yè)，利用POS系統(tǒng)的范圍也從企業(yè)內(nèi)部擴(kuò)展到整個(gè)供應(yīng)鏈。

(二)電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)(EDI)

(三)電子定貨系統(tǒng)

電子訂貨系統(tǒng)( Electronic ordering system, 縮寫(xiě) EOS )，是指通過(guò)對(duì)企業(yè)庫(kù)存、顧客需求調(diào)查、市場(chǎng)分析、企業(yè)內(nèi)的銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)等多種因素進(jìn)行分析后，制定訂貨策略和具體訂貨計(jì)劃，并將批發(fā)、零售商場(chǎng)所發(fā)生的訂貨數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，即通過(guò)計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)連接的方式將資料傳送至總公司、批發(fā)商、商品供貨商或制造商處。

EOS在國(guó)際上使用非常廣泛，并且越來(lái)越受到商業(yè)界的青睞。

優(yōu)勢(shì)在于：一是擴(kuò)大采購(gòu)資源;二是降低采購(gòu)成本;三是與相關(guān)的貿(mào)易伙伴保持良好的信息溝通;四是控制合理庫(kù)存;五是把握最佳進(jìn)貨時(shí)機(jī)。

(四)網(wǎng)絡(luò)加值系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)加值系統(tǒng)，Value Network，VAN，簡(jiǎn)單理解就是將批發(fā)商、零售商、制造商相關(guān)的商業(yè)信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互相交換、共享的信息管理系統(tǒng)。它的優(yōu)勢(shì)在于把相關(guān)參與者(除了批發(fā)商、零售商、制造商，還有銷(xiāo)售對(duì)象、金融機(jī)構(gòu)、物流商等)的信息加以收集、存儲(chǔ)、加工，使之成為統(tǒng)一的信息資源，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，供參與者進(jìn)行信息交流。

(五)決策支持系統(tǒng)

DSS，Decision Support System，顧名思義，就是為企業(yè)決策提供支撐的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)和信息技術(shù)為手段，為決策者提供決策所需要的數(shù)據(jù)、方法、信息和背景資料，幫助決策者明確目標(biāo)，建立和修改模型，提供備選方案。

但是，要注意最終決策還是要決策者制定，決策支持系統(tǒng)只是起到輔助作用。

商品流通企業(yè)的決策支持系統(tǒng)是指在商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，配合以歷史資料數(shù)據(jù)庫(kù)(也稱(chēng)數(shù)據(jù)庫(kù))、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)模型(也成模型庫(kù))、專(zhuān)家知識(shí)庫(kù)(也稱(chēng)方法庫(kù))等系統(tǒng)儲(chǔ)備，由企業(yè)管理決策者綜合各種信息資源，在決策支持系統(tǒng)的幫助下，制定企業(yè)決策的系統(tǒng)。

(六)其他子系統(tǒng)

四、商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

(一)開(kāi)發(fā)原則

1.務(wù)實(shí)原則

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的目標(biāo)要切實(shí)可行，要?jiǎng)澐窒到y(tǒng)邊界。系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)什么功能，做到什么程度。

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（責(zé)任編輯：中大編輯）

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