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跟單員考試基礎(chǔ)理論輔導：外貿(mào)跟單員概述

外貿(mào)跟單員概述

外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)是我國外貿(mào)企業(yè)在新的經(jīng)營環(huán)境下，經(jīng)營管理人才的重新分工躊口調(diào)整，也是外貿(mào)經(jīng)營管理模式的創(chuàng)新和完善，它適應(yīng)了外貿(mào)企業(yè)管理的內(nèi)在需求和外貿(mào)人力資源開發(fā)的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發(fā)展前景。

(一)外貿(mào)跟單員的概念

1.外貿(mào)跟單員的概念

外貿(mào)跟單員是指在進出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)相關(guān)合同或單證對貨物生產(chǎn)加工、裝運、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)從業(yè)人員。“跟單”中的“跟”是指跟進、跟隨，跟單中的“單”是指合同項下的訂單。而外貿(mào)跟單中的“單”，則是指企業(yè)中的涉外合同或信用證項下的訂單。

外貿(mào)跟單員一詞的英文表述有多種，本書使用"Order Supervisor"或"Quality Controller"，其中"Quality Controller"常見于報紙雜志的招聘啟事，簡稱“QC”。

2.外貿(mào)跟單員的定位

外貿(mào)跟單員是協(xié)助外貿(mào)業(yè)務(wù)(經(jīng)理)員開拓國際市場、推銷產(chǎn)品、協(xié)調(diào)生產(chǎn)和完成交貨的業(yè)務(wù)助理。他是連接外貿(mào)公司內(nèi)各部門之間、外貿(mào)公司與生產(chǎn)企業(yè)、外貿(mào)公司與客戶、生產(chǎn)企業(yè)與客戶的橋梁。

(二)外貿(mào)跟單的類型

1.外貿(mào)跟單按業(yè)務(wù)進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。

前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止;中程跟單是指“跟”到裝船清關(guān)為止;全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。

2.外貿(mào)跟單按企業(yè)性質(zhì)可分為生產(chǎn)型企業(yè)的跟單和貿(mào)易型企業(yè)的跟單。

3.外貿(mào)跟單按業(yè)務(wù)性質(zhì)可分為外貿(mào)公司跟單和生產(chǎn)企業(yè)跟單。

4.根據(jù)貨物的流向分，外貿(mào)跟單還可以分為出口跟單和進口跟單。

(三)外貿(mào)跟單員的工作范圍

1.企業(yè)(外貿(mào)公司和生產(chǎn)企業(yè))生產(chǎn)過程和產(chǎn)品質(zhì)量控制;

2.與其他外貿(mào)業(yè)務(wù)相關(guān)部門(如海關(guān)、檢驗檢疫機構(gòu)、貨物運輸公司等)的業(yè)務(wù)處理;

3.協(xié)助外貿(mào)業(yè)務(wù)員進行磋商談判(報價、打樣)、理賠索賠、爭端解決、仲裁訴訟等業(yè)務(wù)的處理等。

(四)外貿(mào)跟單員的工作特點

1.較高的責任心

外貿(mào)跟單員的工作是建立在訂單與客戶基礎(chǔ)上的。訂單是企業(yè)的生命，沒有訂單企業(yè)無法生存，客戶是企業(yè)的上帝，失去了客戶，企業(yè)就不能持續(xù)發(fā)展。而訂單項下的產(chǎn)品質(zhì)量，是決定能否安全收回貨款、保持訂單連續(xù)性的關(guān)鍵。執(zhí)行好訂單、把握產(chǎn)品質(zhì)量需要跟單員的敬業(yè)精神和認真負責的態(tài)度。

2.協(xié)調(diào)與溝通

在跟單員的跟單工作過程中，對內(nèi)需要與多個部門(如生產(chǎn)、計劃、檢驗等部門)打交道，對外要與商檢、海關(guān)、銀行、物流等單位打交道，協(xié)調(diào)處理在跟單工作過程中遇到的問題，因而跟單員的協(xié)調(diào)與溝通的能力直接影響工作效率。

3.節(jié)奏快、變化多

跟單員的工作方式、工作節(jié)奏必須適應(yīng)客戶的要求。由于客戶是來自世界各地，他們有不同的生活方式和工作習慣，因此，跟單員的工作節(jié)奏和工作方式必須與客戶保持一致，具有高效率和務(wù)實性，能吃苦耐勞。另外，不同的客戶需求也不同，而且這種需求又隨著產(chǎn)品不同而有區(qū)別，這些都需要跟單員有快速應(yīng)變能力。

4.工作的綜合復(fù)雜性

跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性、復(fù)雜性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責，對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進出口貿(mào)易的實務(wù)和工廠的生產(chǎn)運作流程，熟悉和掌握商品知識和生產(chǎn)管理全過程。

5.涉外性和保密性

在跟單員的跟單過程中，涉及客戶、商品、工藝、技術(shù)、價格、廠家等信息資料，對企業(yè)來說，這是企業(yè)商業(yè)機密，對外必須絕對保密。跟單員必須忠誠于企業(yè)，遵守保密原則。

(五)外貿(mào)跟單員與其他外貿(mào)崗位的關(guān)系

在工作重點方面，外銷員主要負責業(yè)務(wù)操作全過程;跟單員主要負責外銷員(經(jīng)理)交辦的涉及業(yè)務(wù)操作全過程的相關(guān)事務(wù)，側(cè)重于訂單獲取后對訂單的執(zhí)行跟蹤和操作，跟單員在不同的企業(yè)及其工作熟練程度不同，其所涉及的工作內(nèi)容是不同的;單證員主要負責商檢、運輸、保險、報關(guān)、結(jié)匯等環(huán)節(jié)的單證事務(wù);報關(guān)員主要是負責貨物、運輸工具、物品進出境時向海關(guān)辦理進出口報關(guān)納稅等海關(guān)事務(wù);報檢員主要是負責辦理貨物、運輸工具、物品進出境時的商檢事務(wù);貨運代理員主要是負責辦理貨物進出境運輸事務(wù)。

(六)生產(chǎn)企業(yè)跟單員與外貿(mào)公司跟單員的區(qū)別

“生產(chǎn)企業(yè)跟單”和“外貿(mào)公司跟單”相同之處主要有以下幾個方面：

1.從跟單目標而言，都是以外貿(mào)訂單為中心，進行生產(chǎn)進度、產(chǎn)品的質(zhì)量和數(shù)量的跟蹤，以保證訂單項下的貨物能夠按時、按質(zhì)、按量抵達合同或信用證要求的地方;

2.從跟單人員的知識構(gòu)成而言，不僅需要外貿(mào)知識、海關(guān)知識、商檢知識、運輸知識、保險知識、商品知識及外語和語言溝通能力，還需要具備使用計算機應(yīng)用軟件(如WORD, EXCEL等)的能力;

3.從跟單范圍而言，涉及前程跟單、中程跟單和全程跟單;

4.從跟單的要領(lǐng)而言，一名合格的跟單員要具備某項商品的專業(yè)知識，精通該商品的生產(chǎn)操作要領(lǐng)，能分析和解珠生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)各方(部門)的利益，妥善處理商品的質(zhì)量問題，滿足和達到工藝單和客戶的要求。

不同之處主要是：

1.所處企業(yè)不同。外貿(mào)公司跟單員所涉及的產(chǎn)品品種、結(jié)算方式等比生產(chǎn)企業(yè)跟單員要相對多些，接觸的企業(yè)面比生產(chǎn)企業(yè)跟單員相對大，跟單的主要內(nèi)容與生產(chǎn)企業(yè)跟單有一定的差異。

2.跟單工作側(cè)重不同。生產(chǎn)企業(yè)跟單員的跟單工作大部分側(cè)重于以生產(chǎn)跟單為主，即以生產(chǎn)過程的商品質(zhì)量和數(shù)量的跟蹤為主。因此對生產(chǎn)企業(yè)跟單員的素質(zhì)要求，偏重于產(chǎn)品知識，工藝質(zhì)量、一般的外語溝通能力以及計算機應(yīng)用軟件等方面。由于生產(chǎn)企業(yè)從從事外貿(mào)活動的能力不及專業(yè)的外貿(mào)公司，往往跟單員要從事幾個崗位的工作，因此對跟單員的要求是能夠勝任全程跟單的工作。

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（責任編輯：中大編輯）

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